Руководство пользователя (жилые объекты)

1. Назначение документа

Руководство описывает работу с программным обеспечением «Дворум» на объектах жилой недвижимости — в жилых комплексах, коттеджных посёлках, ТСЖ и ТСН — для всех пяти ролей пользователей. Программное обеспечение предоставляется по модели SaaS и работает в браузере; установка на устройство пользователя не требуется.

Работа на объектах нежилой недвижимости — бизнес-центрах, где помещения сдаются организациям-арендаторам, — описана в отдельном руководстве: 05b-user-guide-commercial.md. Там другие роли (администратор организации-арендатора, ресепшн, инженерная служба) и другие разделы: журнал посетителей, карты сотрудников, допуски подрядчиков, договоры аренды и парковка.

2. Начало работы

2.1. Как пользователь попадает в систему

Открытой регистрации нет. Учётная запись создаётся по приглашению:

1. Модератор управляющей организации либо владелец помещения отправляет приглашение на адрес электронной почты.
2. Пользователь открывает ссылку из письма. Ссылка действует 7 дней.
3. Если учётной записи ещё нет — пользователь указывает имя и пароль и подтверждает согласие на обработку персональных данных. Флажок согласия по умолчанию снят; без него регистрация не завершается.
4. Если учётная запись уже есть — пользователь входит, и объект (или дом) добавляется к его учётной записи.

2.2. Вход

Адрес входа — /login. Указываются адрес электронной почты и пароль.

Если сессия ещё действует, страница входа не показывается: пользователь сразу попадает в свой раздел.

Забыт пароль. Ссылка «Забыли пароль?» → адрес электронной почты → письмо со ссылкой. Ссылка действует 1 час и погашается после использования.

Вход охранника выполняется по коду доступа из 16 символов, который выдаёт модератор. Адреса электронной почты и пароля у охранника нет.

2.3. Установка на телефон

Интерфейс устанавливается как приложение:

• Android: меню браузера → «Установить приложение».
• iOS: кнопка «Поделиться» → «На экран „Домой"».

Пошаговая инструкция с иллюстрациями доступна в самом приложении по адресу /install.

2.4. Переключение объекта и дома

Пользователь может состоять в нескольких объектах и домах — например, владеть квартирой и участком в посёлке. Текущий контекст (объект, дом, роль) переключается в верхней части интерфейса; выбор сохраняется до следующей смены.

2.5. Профиль

Раздел «Профиль» доступен всем ролям. В нём:

• имя, адрес электронной почты, телефон, смена пароля;
• язык интерфейса (русский по умолчанию; доступны английский, чешский, немецкий, французский);
• тема оформления — светлая, тёмная, системная;
• уведомления: включение push-уведомлений, подключение мессенджера, отключение отдельных категорий (счета, показания, заявки, объявления, опросы, проезд гостей);
• состояние согласий на обработку персональных данных;
• выгрузка своих данных одним файлом;
• удаление учётной записи (с подтверждением паролем).

3. Владелец (OWNER)

Владелец — собственник помещения или участка. Ему доступен полный набор функций жителя плюс приглашение жильцов и передача показаний приборов учёта.

Разделы: Объявления, Опросы, Соседи, Пропуска, Бронирование, Заявки, Показания, Счета, Профиль.

Состав разделов зависит от модулей, подключённых на объекте: неподключённый модуль в меню не показывается.

3.1. Оформить пропуск гостю

1. Раздел «Пропуска» → кнопка «Создать пропуск».
2. Выбрать тип: гость, автомобиль или доставка.
3. Заполнить поля:
   • гость — имя и фамилия;
   • автомобиль — государственный регистрационный знак, марка, имя водителя;
   • доставка — служба доставки из списка.
4. Указать период действия: один день или диапазон, но не более 30 суток.
5. При необходимости включить признак «многоразовый» — тогда пропуск работает на несколько визитов внутри периода.
6. Сохранить. Пропуск получает QR-код.
7. Передать QR-код гостю любым способом — сообщением, мессенджером, показать с экрана на посту охраны.

Оформляя пропуск на другого человека, убедитесь, что он не возражает против передачи своих данных. Напоминание об этом выводится прямо в форме.

Отменить пропуск: открыть его в списке → «Отменить». Отменённый пропуск не действует.

Что происходит дальше. Пока дата начала не наступила, пропуск в состоянии «ожидает»; в день начала он становится «активен». Когда охрана отмечает въезд, состояние меняется на «вошёл», при выезде — «вышел». Многоразовый пропуск после выезда снова становится активным. Создатель пропуска получает уведомление о въезде и выезде гостя, если не отключил категорию «Проезд гостей».

3.2. Подать заявку на обслуживание

1. Раздел «Заявки» → «Создать заявку».
2. Выбрать, о чём заявка: о своём помещении или об общей территории объекта (двор, паркинг, лифтовый холл, кровля и другие места из справочника объекта). Для общей территории можно уточнить место словами — например, «у третьего подъезда».
3. Указать тему из справочника объекта, заголовок и описание.
4. Сохранить. Заявка получает состояние «новая».
5. В карточке заявки видны исполнитель, срок и переписка с управляющей организацией; к комментариям можно приложить до трёх фотографий.
6. Пока заявка «новая», её можно отменить.
7. После перевода в «выполнена» появляется оценка от одной до пяти звёзд и поле комментария. Оценка ставится один раз.

Заявку о своём помещении видят участники этого помещения и представители управляющей организации. Заявку об общей территории видят все пользователи объекта: двор и въезд касаются всех, кто ими пользуется.

3.3. Передать показания приборов учёта

Показания передаёт владелец; житель их только видит.

1. Раздел «Показания». На карточке каждого прибора видны предыдущее значение, единица измерения и срок очередной поверки.
2. Ввести текущее значение и сохранить.
3. Значение меньше предыдущего не принимается — система сообщит об ошибке.

С 20-го числа месяца приходит напоминание; оно повторяется, пока показания не переданы, но не более трёх раз.

3.4. Посмотреть счета и оплатить

1. Раздел «Счета». Вверху — сумма к оплате по дому, ниже — расчётные периоды.
2. Открыть период → скачать квитанцию в формате PDF.
3. Реквизиты получателя платежа и номер договора показаны в отдельном блоке; оплата выполняется в банке или в мобильном приложении банка по этим реквизитам.
4. После оплаты счёт можно отметить оплаченным. Отметка не заменяет поступление: задолженность пересчитывается, когда управляющая организация вносит платёж в реестр.
5. Поступления по дому видны в том же разделе.

3.5. Забронировать общий ресурс

1. Раздел «Бронирование» → выбрать ресурс (беседка, гостевая парковка и т. п.).
2. Выбрать день — откроется сетка слотов; занятые слоты недоступны.
3. Выбрать свободный слот и подтвердить.
4. Свои брони отменяются в том же разделе.

Ограничения задаёт управляющая организация: длина слота, часы работы, предельное число активных броней на дом и на сколько дней вперёд открыта запись.

3.6. Проголосовать в опросе

Раздел «Опросы» → открыть опрос → выбрать вариант → «Проголосовать». Голос учитывается один на дом: если проголосовал владелец, повторно проголосовать по этому дому нельзя. После голосования видны результаты. Проголосовать можно и из мессенджера, если он подключён.

3.7. Разместить объявление на доске жителей

1. Раздел «Соседи» → «Разместить объявление».
2. Выбрать категорию: продам, куплю, отдам, услуги, другое.
3. Заполнить заголовок, описание, цену (для категорий «продам» и «услуги»), приложить до пяти изображений.
4. Сохранить. Объявление уходит на модерацию и появляется в общей ленте после одобрения. Отклонённое объявление видно только автору вместе с причиной отклонения.

3.8. Пригласить жильца в свой дом

1. Раздел «Профиль» либо карточка дома → «Пригласить жильца».
2. Указать адрес электронной почты.
3. Приглашённый получает письмо со ссылкой (действует 7 дней) и после регистрации становится жителем этого дома.

4. Житель (RESIDENT)

Житель пользуется тем же интерфейсом, что и владелец, со следующими отличиями:

Сценарии совпадают с разделом 3 настоящего руководства.

5. Модератор (MODER)

Модератор — сотрудник управляющей организации. Он работает со всем объектом, а не с одним домом.

Разделы: Дашборд, Объявления, Опросы, Соседи, Заявки, Показания, Счета, Пропуска, Бронирование, Дома, Охрана, Профиль.

5.1. Дашборд

Стартовая страница модератора: заявки по статусам и тегам, среднее время закрытия, пропуска за 30 дней, собираемость показаний за 6 месяцев, доля оплаченных счетов текущего периода.

5.2. Дома и участники

1. Раздел «Дома» → «Создать дом»: номер (или адрес участка), корпус, при необходимости номер договора для сопоставления с бухгалтерской системой.

2. Карточка дома: состав участников, приглашение владельца или жителя, удаление участника.

3. Тумблер «Заказ пропусков» приостанавливает оформление пропусков по дому — например, при задолженности. Выключение подтверждается, включение выполняется сразу.

5.3. Обработка заявок

1. Раздел «Заявки» — все заявки объекта с фильтром по статусу.
2. Открыть заявку → «Принять в работу» (состояние «принята»).
3. Назначить исполнителя и срок выполнения.
4. При необходимости назначить заявку на подрядчика из справочника объекта. Подрядчику направляется ссылка на эту заявку: по ней он читает описание и адрес, добавляет комментарии с фотографиями и переводит заявку в «в работе» и «выполнена». Учётная запись подрядчику не требуется. Ссылка действует ограниченное время; повторное назначение выдаёт новую и прекращает действие прежней, снятие назначения прекращает действие выданной.
5. Комментировать, прикладывать фотографии, переводить в «в работе» и «выполнена».
6. Отмена возможна на любом шаге до завершения. Возврат к предыдущему состоянию не предусмотрен. Подрядчик отменить заявку не может.
7. Кнопка выгрузки формирует файл CSV для работы в табличном редакторе.

Плановые работы по графику

Раздел «Регламенты» ведёт график регулярного обслуживания: что обслуживается, с какой периодичностью, кем и по какому перечню работ. Раздел доступен только модератору.

1. Создать регламент: название, обслуживаемый объект (помещение либо зона общей территории), тема заявки, периодичность (раз в месяц, квартал, полгода, год либо свой период в днях), дата ближайшего выполнения. При необходимости указываются подрядчик, ответственный и перечень работ по пунктам.
2. В назначенный день система создаёт заявку по регламенту автоматически. Заявка обрабатывается обычным порядком; при указанном подрядчике ему направляется ссылка на заявку.
3. Срок такой заявки — дата следующего выполнения по графику. Регламент, заявка по которому не выполнена к этому сроку, отмечается в списке отдельно.
4. Отметка выполнения закрывает заявку и требует указать, что сделано.
5. Вкладка «Календарь» показывает выполненные и предстоящие работы месяца; кнопка выгрузки формирует файл CSV за показанный месяц.

Регламент, по которому уже создавались заявки, удалить нельзя — его исключают из графика отметкой неактивности.

Справочник подрядчиков ведётся в разделе «Настройки» → «Объект»: название организации, темы заявок, которые она закрывает, контактное лицо, телефон и адрес электронной почты. Подрядчика, на которого назначались заявки, удалить нельзя — его исключают из предлагаемых при назначении.

5.4. Объявления

Раздел «Объявления» → «Создать»: заголовок, текст, тег (новость, объявление, отчёт), изображение, вложение в формате PDF, признак закрепления вверху ленты.

5.5. Модерация доски жителей

Раздел «Соседи» → вкладка с объявлениями на модерации. По каждому объявлению: одобрить, отклонить с указанием причины, снять с публикации. Действия модератора фиксируются в журнале.

5.6. Опросы

Раздел «Опросы» → «Создать опрос»: вопрос, от двух до шести вариантов ответа, срок окончания. Результаты видны по ходу голосования; по наступлении срока опрос закрывается автоматически.

5.7. Счета и поступления

Загрузить квитанции:

1. Раздел «Счета» → выбрать дом → «Загрузить счёт»: расчётный период, файл PDF, сумма начисления.
2. Массовая загрузка — архив ZIP с квитанциями и описью в формате CSV (номер дома, период, сумма, имя файла).

Вести поступления:

1. Вкладка «Поступления» → «Внести платёж»: дом, дата, сумма, при необходимости — расчётный период.
2. Задолженность и состояние счетов пересчитываются автоматически: платёж с указанным периодом относится на него, платёж без периода гасит долги от старых к новым, остаток учитывается как аванс.
3. Сальдо по всем домам объекта показывается отдельной таблицей.

Реквизиты: «Настройки объекта» → реквизиты получателя платежа (наименование, ИНН, КПП, расчётный счёт, банк, БИК, корреспондентский счёт, назначение платежа). Номер договора задаётся на карточке дома.

5.8. Показания приборов учёта

Раздел «Показания» — показания всех домов объекта за выбранный период, выгрузка в файл CSV, исправление ошибочного значения. Приборы заводит модератор: тип, серийный номер, срок очередной поверки.

5.9. Охрана

Раздел «Охрана» объединяет три задачи.

Охранники. Создание охранника → выдаётся код доступа из 16 символов. Код показывается один раз — его нужно сразу передать сотруднику. Если код утерян, он перевыпускается (старый перестаёт действовать).

Списки доступа. Белый список — постоянно допущенные автомобили и лица; чёрный — нежелательные. Запись создаётся по государственному регистрационному знаку либо по имени, действует один год и продлевается кнопкой. Ограничение — 1000 записей на объект.

Оборудование КПП. Выпуск и отзыв токенов для контроллера шлагбаума (не более 10 на объект), журнал проездов за 90 суток с указанием направления, способа проверки и результата.

5.10. Обмен с бухгалтерской системой

«Настройки объекта» → «Интеграции»: выпуск токена для обмена с бухгалтерской системой (не более пяти на объект). Токен показывается один раз. Через него бухгалтерская система забирает показания приборов учёта и передаёт начисления и реестр оплат. Сопоставление домов идёт по номеру договора.

Вебхуки. Там же, на вкладке «Интеграции», модератор добавляет адрес внешней системы (CRM, таблицы, сервиса автоматизации) и выбирает события: новая заявка, смена статуса заявки, поступление оплаты, выписка пропуска, въезд и выезд по пропуску. Не более пяти адресов на объект. Секрет подписи показывается один раз; его можно сменить. Кнопка «Проверить» отправляет пробное сообщение и показывает ответ. Недоставленное сообщение повторяется семь раз в течение суток с лишним; адрес, не принимающий сообщения трое суток, выключается, и модератор получает уведомление. Журнал доставок хранится 30 суток. В сообщениях нет фамилий, имён, телефонов, адресов электронной почты и государственных регистрационных знаков.

Битрикс24. При добавлении адреса модератор выбирает получателя «Битрикс24», вставляет адрес входящего вебхука портала (в Битрикс24: «Приложения» → «Разработчикам» → «Готовые сценарии» → «Другое» → «Входящий вебхук», с правом «CRM») и выбирает, что создавать по новой заявке, — лид или сделку. Новая заявка становится записью в CRM с заголовком, помещением, зоной, темой и ссылкой на карточку; смена статуса заявки записывается комментарием в ленту той же записи. Заявки, созданные до подключения, в CRM не переносятся. Ключ вебхука после сохранения показывается только последними знаками и меняется вставкой нового адреса. Кнопка «Проверить» показывает, доступен ли портал и есть ли у вебхука право «CRM». Повторы, отключение и журнал доставок — те же, что у вебхука.

amoCRM. При добавлении адреса модератор выбирает получателя «amoCRM», указывает адрес аккаунта и долгосрочный токен приватной интеграции (в amoCRM: «амоМаркет» → «Создать интеграцию» → вкладка «Ключи» → «Сгенерировать токен»; нужны права администратора аккаунта) и выбирает этап воронки, в который встаёт новая сделка. Новая заявка становится сделкой с примечанием: помещение, зона, тема и ссылка на карточку; смена статуса заявки записывается примечанием к той же сделке. Токен после сохранения показывается только последними знаками, срок его действия виден на странице подключения; новый токен вставляется правкой подключения. Кнопка «Проверить» показывает, действует ли токен и есть ли ещё выбранный этап. Обратный канал: кнопка «Подписать в amoCRM» подписывает аккаунт на смену этапа сделки, модератор сопоставляет этапы со статусами заявки, и смена этапа в amoCRM меняет статус заявки по тем же правилам переходов, что у модератора. Повторы, отключение и журнал доставок — те же, что у вебхука.

5.11. Оформление под управляющую организацию

«Настройки объекта» → «Брендирование»: логотип, отображаемое наименование, акцентный цвет. Настройки применяются в интерфейсе и в письмах.

6. Охранник (GUARD)

Рабочее место охранника рассчитано на телефон или планшет на посту.

Разделы: Пропуска, Профиль.

6.1. Вход

Ввести код доступа из 16 символов, выданный модератором. Охранник привязан к своему объекту и видит только его пропуска.

6.2. Проверить пропуск

Способ 1 — сканирование QR-кода. Кнопка «Сканировать» → навести камеру на QR-код гостя.

Способ 2 — поиск. Ввести государственный регистрационный знак, фамилию или номер дома. Написание знака латиницей и кириллицей, а также пробелы значения не имеют.

На карточке пропуска видны тип, кто оформил, дом, период действия и текущее состояние.

6.3. Зарегистрировать въезд и выезд

• Кнопка «Впустить» — пропуск переходит в состояние «вошёл».
• Кнопка «Выпустить» — состояние «вышел»; многоразовый пропуск снова становится активным.

Житель, оформивший пропуск, получает уведомление.

6.4. Списки доступа

• Белый список. Если автомобиль или человек в белом списке, разовый пропуск не нужен: на карточке записи есть кнопка «Проезд», она фиксирует проезд в журнале.
• Чёрный список. При совпадении показывается заметное предупреждение. Решение о проходе принимает пост охраны.

Охранник может добавить запись в любой из списков — это штатное право поста.

7. Администратор (SUPER_ADMIN)

Внутренняя роль правообладателя. Раздел — «Администрирование».

Функции:

• список всех объектов, создание объекта (наименование, тип, лимиты домов и охранников, часовой пояс, язык по умолчанию);
• подключение модулей объекта: счета, приборы учёта, бронирование, доска жителей, опросы;
• назначение и снятие модераторов;
• управление подпиской: срок обслуживания, приостановка и возобновление объекта;
• удаление объекта целиком (с двойным подтверждением);
• выгрузка всех данных объекта для передачи управляющей организации;
• просмотр журнала действий.

8. Матрица прав

Обозначения: «+» — разрешено, «—» — недоступно.

Матрица прав объектов нежилой недвижимости — в руководстве 05b-user-guide-commercial.md, раздел 9: там права принадлежат организации-арендатору, и к пяти ролям добавляются ресепшн и инженерная служба.

Большинство действий требует действующей подписки объекта. При истёкшей подписке или приостановке объекта показывается информационная страница, данные при этом сохраняются.